05 Integration von Word und Excel

Methode 1: Einfügen der Excel-Tabelle als eingebettetes Objekt

Vorgehensweise:

• Die Excel-Tabelle wird als eingebettetes Objekt direkt in das Word-Dokument eingefügt.
• Die Daten werden direkt in das Word-Dokument kopiert und als Teil des Dokuments gespeichert.

Vorteile:

• Autonomie: Die eingebettete Tabelle wird unabhängig von der ursprünglichen Excel-Datei gespeichert. Das bedeutet, dass das Word-Dokument alle benötigten Daten enthält und ohne die Excel-Datei eigenständig ist.
• Bearbeitung in Word: Sie können die eingebettete Tabelle direkt in Word bearbeiten. Doppelklicken Sie auf die Tabelle, um sie zu bearbeiten, als ob Sie in Excel arbeiten würden.
• Portabilität: Da die Tabelle im Word-Dokument selbst gespeichert ist, wird sie beim Verschieben oder Versenden des Word-Dokuments nicht von der Verfügbarkeit der ursprünglichen Excel-Datei beeinflusst.

Nachteile:

• Speicherplatz: Die Größe des Word-Dokuments kann zunehmen, da die Excel-Daten vollständig integriert sind.
• Keine automatische Aktualisierung: Änderungen an der ursprünglichen Excel-Datei wirken sich nicht auf die eingebettete Tabelle im Word-Dokument aus. Sie müssen die Tabelle manuell aktualisieren.

Methode 2: Einfügen der Excel-Tabelle als verknüpfte Tabelle

Vorgehensweise:

• Die Excel-Tabelle wird als verknüpftes Objekt in das Word-Dokument eingefügt.
• Das Word-Dokument enthält einen Link zur ursprünglichen Excel-Datei und zeigt die Daten an, die dort gespeichert sind.

Vorteile:

• Automatische Aktualisierung: Änderungen an der Excel-Datei werden automatisch im Word-Dokument aktualisiert. Dies ist besonders nützlich, wenn sich die Daten häufig ändern.
• Speicherplatz: Das Word-Dokument bleibt relativ klein, da es die Daten nicht speichert, sondern nur einen Link zur Excel-Datei enthält.

Nachteile:

• Abhängigkeit: Das Word-Dokument ist abhängig von der Verfügbarkeit der Excel-Datei. Wenn die Excel-Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht wird, kann Word die verknüpfte Tabelle nicht mehr aktualisieren.
• Bearbeitung: Sie können die verknüpfte Tabelle nicht direkt in Word bearbeiten. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie die Excel-Datei bearbeiten.

Zusammenfassung der Unterschiede

Beispiel für die Verwendung:

• Einfügen als eingebettetes Objekt: Nützlich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Daten in einem einzigen Dokument vorhanden sind und es keine Änderungen an der ursprünglichen Excel-Datei geben wird.
• Einfügen als verknüpfte Tabelle: Ideal, wenn die Excel-Daten regelmäßig aktualisiert werden und Sie sicherstellen möchten, dass das Word-Dokument immer die neuesten Daten anzeigt.

Um ein Excel-Haushaltsbuch in einem Word-Dokument anzuzeigen, können Sie verschiedene Methoden verwenden, darunter das Einfügen der Excel-Tabelle als eingebettetes Objekt oder als verknüpfte Tabelle. Beide Methoden ermöglichen es Ihnen, die Daten aus Excel in Word darzustellen. Hier sind die Schritte für beide Methoden:

Methode 1: Einfügen der Excel-Tabelle als eingebettetes Objekt

1. Öffnen Sie Ihr Excel-Haushaltsbuch und markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie in Word einfügen möchten.
   • Zum Beispiel: Markieren Sie die Zellen A1:D6 (einschließlich Spaltenüberschriften und Daten).
2. Kopieren Sie die markierten Zellen.
   • Drücken Sie Strg + C oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“.
3. Öffnen Sie ein neues oder bestehendes Word-Dokument.
4. Wählen Sie die Stelle im Word-Dokument aus, an der Sie die Excel-Tabelle einfügen möchten.
5. Gehen Sie zur Registerkarte „Start“.
6. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter „Einfügen“ und wählen Sie „Inhalte einfügen...“.
7. Im Dialogfeld „Inhalte einfügen“:
   • Wählen Sie „Einfügen“.
   • Wählen Sie „Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt“.
   • Klicken Sie auf „OK“.

Die Excel-Tabelle wird nun als eingebettetes Objekt in das Word-Dokument eingefügt. Sie können die Tabelle doppelklicken, um sie in Excel zu bearbeiten.

Methode 2: Einfügen der Excel-Tabelle als verknüpfte Tabelle

1. Öffnen Sie Ihr Excel-Haushaltsbuch und markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie in Word einfügen möchten.
   • Zum Beispiel: Markieren Sie die Zellen A1:D6 (einschließlich Spaltenüberschriften und Daten).
2. Kopieren Sie die markierten Zellen.
   • Drücken Sie Strg + C oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“.
3. Öffnen Sie ein neues oder bestehendes Word-Dokument.
4. Wählen Sie die Stelle im Word-Dokument aus, an der Sie die Excel-Tabelle einfügen möchten.
5. Gehen Sie zur Registerkarte „Start“.
6. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter „Einfügen“ und wählen Sie „Inhalte einfügen...“.
7. Im Dialogfeld „Inhalte einfügen“:
   • Wählen Sie „Verknüpfung einfügen“.
   • Wählen Sie „Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt“.
   • Klicken Sie auf „OK“.

Die Excel-Tabelle wird nun als verknüpftes Objekt in das Word-Dokument eingefügt. Änderungen an der Excel-Tabelle werden automatisch im Word-Dokument aktualisiert.

Methode 3: Einfügen der Excel-Tabelle als Tabelle (ohne Verknüpfung)

1. Öffnen Sie Ihr Excel-Haushaltsbuch und markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie in Word einfügen möchten.
   • Zum Beispiel: Markieren Sie die Zellen A1:D6 (einschließlich Spaltenüberschriften und Daten).
2. Kopieren Sie die markierten Zellen.
   • Drücken Sie Strg + C oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“.
3. Öffnen Sie ein neues oder bestehendes Word-Dokument.
4. Wählen Sie die Stelle im Word-Dokument aus, an der Sie die Excel-Tabelle einfügen möchten.
5. Gehen Sie zur Registerkarte „Start“.
6. Klicken Sie auf „Einfügen“ (nicht den Dropdown-Pfeil).
   • Die Tabelle wird als einfache Tabelle eingefügt, ohne Verknüpfung zu Excel.

Beispiel für das Haushaltsbuch in Word

Hier ist ein Beispiel, wie das Haushaltsbuch aussehen könnte, nachdem es in ein Word-Dokument eingefügt wurde:

Haushaltsbuch

Durch das Einfügen der Excel-Tabelle in Ihr Word-Dokument können Sie die Daten leicht zugänglich und lesbar machen, während Sie die Flexibilität beibehalten, die Daten bei Bedarf zu aktualisieren.

Übung: Erstellung eines Haushaltsbuchs in Excel

Ausgangsdaten

Erstellen Sie eine Tabelle mit den folgenden Spaltenüberschriften:

• Datum
• Kategorie
• Beschreibung
• Betrag

1. Bedingte Formatierung

Schritt 1: Wochenenden rot markieren

1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und geben Sie die Spaltenüberschriften in die Zellen A1:D1 ein.
2. Geben Sie einige Beispieldaten ein.
3. Markieren Sie die Spalte „Datum“ (z.B. A2:A100).
4. Gehen Sie zur Registerkarte „Start“.
5. Klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“.
6. Wählen Sie „Neue Regel...“.
7. Wählen Sie „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.

8. Geben Sie die folgende Formel ein:

   =WOCHENTAG(A2; 2)>5
   

   • Diese Formel markiert Samstage (6) und Sonntage (7).
9. Klicken Sie auf „Formatieren...“ und wählen Sie eine rote Hintergrundfarbe.
10. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel anzuwenden.

Schritt 2: Positive Beträge grün und negative Beträge rot markieren

1. Markieren Sie die Spalte „Betrag“ (z.B. D2:D100).
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Start“.
3. Klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“.
4. Wählen Sie „Neue Regel...“.
5. Wählen Sie „Nur Zellen formatieren, die enthalten“.
6. Stellen Sie die Regel für positive Beträge ein:
   • Im ersten Dropdown-Menü wählen Sie „Zellwert“.
   • Im zweiten Dropdown-Menü wählen Sie „größer als“.
   • Im Feld geben Sie 0 ein.
7. Klicken Sie auf „Formatieren...“ und wählen Sie eine grüne Hintergrundfarbe.
8. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel anzuwenden.
9. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 8 für negative Beträge:
   • Wählen Sie „Zellwert“.
   • Wählen Sie „kleiner als“.
   • Geben Sie 0 ein.
   • Wählen Sie eine rote Hintergrundfarbe.

2. Datenüberprüfung der Beträge als Zahl im Bereich -10000 und +10000

1. Markieren Sie die Spalte „Betrag“ (z.B. D2:D100).
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“.
3. Klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Datenüberprüfung...“.
5. Im Dialogfeld „Datenüberprüfung“:
   • Wählen Sie die Registerkarte „Einstellungen“.
   • Wählen Sie bei „Zulassen“ den Eintrag „Dezimal“.
   • Bei „Daten“ wählen Sie „zwischen“.
   • Geben Sie bei „Minimum“ -10000 und bei „Maximum“ 10000 ein.
6. Klicken Sie auf „OK“.

3. Datenüberprüfung der Spalte „Kategorie“ mit einer Liste, die auf einem extra Blatt gespeichert wird

Schritt 1: Kategorienliste erstellen

1. Erstellen Sie ein neues Blatt und benennen Sie es „Kategorien“.
2. Geben Sie in Spalte A die möglichen Kategorien ein (z.B. „Miete“, „Lebensmittel“, „Transport“, „Freizeit“).
3. Markieren Sie die Liste der Kategorien (z.B. A1:A4).
4. Geben Sie der markierten Liste einen Namen:
   • Gehen Sie zur Registerkarte „Formeln“.
   • Klicken Sie auf „Namensmanager“ und dann auf „Neu“.
   • Geben Sie einen Namen ein, z.B. „Kategorien“.
   • Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 2: Datenüberprüfung einrichten

1. Gehen Sie zurück zu Ihrem Haushaltsbuch-Blatt.
2. Markieren Sie die Spalte „Kategorie“ (z.B. B2:B100).
3. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“.
4. Klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.
5. Im Dialogfeld „Datenüberprüfung“:
   • Wählen Sie die Registerkarte „Einstellungen“.
   • Bei „Zulassen“ wählen Sie „Liste“.
   • Geben Sie bei „Quelle“ =Kategorien ein (oder den Namen, den Sie Ihrer Liste gegeben haben).
6. Klicken Sie auf „OK“.

4. Schutz und Ausblenden des Kategorieblattes

Schritt 1: Blatt ausblenden

1. Rechtsklicken Sie auf das Blatt „Kategorien“.
2. Wählen Sie „Ausblenden“.

Schritt 2: Arbeitsmappe schützen

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“.
2. Klicken Sie auf „Blatt schützen“.
3. Im Dialogfeld „Blatt schützen“:
   • Aktivieren Sie die gewünschten Optionen (z.B. „Formatierung der Zellen“ deaktivieren, damit diese nicht geändert werden können).
   • Geben Sie ein Passwort ein (optional).
4. Klicken Sie auf „OK“.